7 Things to include in your Design Contracts
VERSION FRANÇAISE PLUS BAS
When working with new clients, it is important to be as clear as possible with the details of your contract/quote. Not only for protection, but also to contribute to the smooth running of the project. No bad surprises on both sides, the customer knows exactly what they’re going to receive and chooses to approve your conditions or not.
As I wished someone has told me what to do when I started out, here are some tips in 7 points:
1 / Client details
It might seem obvious but I’ve already seen quotes without specific informations about the recipient.
Be sure to add your client's contact details, his name and his company’s, address, siret and VAT number... Anything that identifies it correctly. The same goes for you!
2 / Date
Small but important detail; adding the date of your quote and its period of validity (1 month for example) informs the customer that after this period, a new quote can be drawn up if you decide to change your prices or your working method.
3 / Description
Describe as clearly as possible the details of your services, with the expected deliverables. It’s common for a client to request more services during the project, so it’s important to also warn him that any additional request will either be invoiced or detailed in a new estimate.
4 / Revisions
For the creation of a brand identity for example, I include a number of possible revisions in my quote. Beyond that - and after discussing it with the client - I charge on an hourly basis. More importantly, I also describe the nature of these revisions; there’s a big difference between requesting a change of font and requesting the modification of the entire design, but the customer doesn’t necessarily realizes it. All these precautions avoid additional unpaid work.
5 / Copyright
To allow the client to use his new brand identity or other visuals, I assign the rights of representation and reproduction for a limited period. I point out, however, that any alteration of my work without my permission is forbidden; to avoid the modification of one of my logos by another graphic designer or by the client himself. You never know what might happen, so protect your work as best as you can.
6 / Planning
Some clients are eager to receive their order and like to have an indicative delivery date. However, we cannot predict how long it will take for them to provide feedback on our proposals.
So I propose a work schedule that imposes deadlines on them and involves them as much as possible in the project. This schedule is sent in a separate document after signature, but I specify in the estimate that if these deadlines are not respected, the delivery date will obviously no longer be valid.
7 / Terms of payment
Several final points can be specified on your quote:
The request for a deposit
Payment deadline and late penalties (10% for each month of delay for example)
Delivery of the files after reception of the payment
In the event of an exceptional cancellation of the project, a payment in proportion of the work already done
Of course, these conditions are to be issued according to your preferences, and most of them are mandatory so be sure to verify the law of your country.
I've never had any problem with my clients as I only work with people I have a good feeling with, but as we will collaborate for several weeks I like to have a clear & professional work process that inspires trust.
And if you’re still not comfortable with the writing of your contracts, you can find my template in the studio’s shop!
7 Éléments à inclure dans vos Contrats
Lorsque l’on travaille avec de nouveaux clients, il est important d’être le plus clair possible dans les détails de son devis. Non seulement cela nous protège, mais permet aussi au projet de se dérouler dans les meilleures conditions. Pas de mauvaises surprises des deux côtés, le client sait exactement ce pour quoi il paye.
Je rédige ainsi mes devis comme des contrats, comprenant des conditions à approuver avec une signature datée.
Comme j’aurais aimé que quelqu’un me guide à mes débuts, je vous partage ces détails en 7 points en espérant vous faire gagner un peu de temps :
1 / Les coordonnées
Une base évidente et pourtant j’ai déjà vu des devis sans destinataire précis. Notez bien les coordonnées de votre client, son nom ou celui de son entreprise, son adresse, son numéro de téléphone, son siège social, numéro de TVA, siret… Tout ce qui vous permet de bien l’identifier. Il en va de même pour vous ; nom, numéro de siret, adresse, TVA, mention “EI” si vous être auto-entrepreneur.
2 / La date
Petit détail qui peut avoir son importance. Le fait d’ajouter la date d’envoi de votre devis et son délai de validité (1 mois par exemple) informe le client que passé ce délai, un nouveau devis pourra être rédigé si vous décidez de modifier vos tarifs ou votre méthode de travail.
3 / La description de la commande
Décrivez le plus clairement possible le détail des prestations demandées, avec les livrables prévus. Il est courant qu’un client souhaite rajouter des prestations en cours de projet, donc il est important de l’avertir également que toute demande supplémentaire ne figurant pas sur le devis sera soit facturée, soit détaillée dans un nouveau devis.
4 / Les révisions
Dans le cas de la réalisation d’une identité visuelle par exemple, j’inclus dans mon tarif un certain nombre de révisions possibles. Au delà - et après en avoir discuté avec le client - je facture à l’heure.
Encore plus important, je décris également en quoi consistent ces révisions ; il y a une grosse différence entre demander un changement de typo et demander la modification de la totalité du design, ce dont le client ne se rend pas forcément compte. Tout cela évite donc un ajout de travail non rémunéré important.
5 / La cession des droits
Pour permettre au client d’utiliser son identité ou autres visuels, je cède les droits de représentation et de reproduction. Je précise cependant que toute altération de mon travail sans mon autorisation est interdite. Pour éviter par exemple qu’un de mes logos ne soit modifié par un autre graphiste ou par le client lui-même qui décide d’expérimenter avec de nouvelles couleurs ou autre (catastrophe imminente). On ne sait jamais, autant protéger son travail jusqu’au bout !
6 / Le planning
Certains clients sont pressés de pouvoir utiliser leur nouvelle identité et aiment bien avoir une date indicative de livraison. On ne peut cependant pas prévoir le temps qu’ils vont mettre à effectuer leurs retours sur nos propositions.
J’établis donc un planning de travail qui leur impose des délais et les implique un maximum dans le projet. Ce planning est envoyé dans un document à part après signature, mais je précise dans le devis que si ces délais ne sont pas respectés, le date de livraison ne sera évidemment plus valable.
7 / Les conditions de paiement
Plusieurs derniers points peuvent être précisés sur votre devis :
La demande d’un acompte
Les délais de paiement et les pénalités de retard (10% du total par mois de retard par exemple)
La livraison des fichiers après réception du paiement
En cas d’annulation exceptionnelle du projet, un paiement au prorata du travail déjà effectué si le projet a démarré.
Ces conditions sont à émettre selon vos préférences évidemment, et la plupart sont obligatoires alors soyez sûr(e)s de bien vous renseigner sur les informations requises par la loi française en fonction de votre statut d’entreprise.
Je n’ai (encore) jamais eu de problèmes avec mes clients étant donné que je ne travaille qu’avec des personnes qui me paraissent motivées, enjouées et réactives. Mais j’aime avoir un processus de travail et des documents professionnels, qui inspirent confiance à la personne avec qui je vais travailler pendant plusieurs semaines.
Et si vous n’êtes vraiment pas à l’aise avec la rédaction de vos contrats et que ça vous donne des suées, vous pouvez trouver mon template dans le shop du studio !